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介護ソフトとは? 介護ソフトの役割と特徴

介護ソフトの役割 利用者管理と介護報酬請求

介護事業所や介護施設では、日常生活の中で介護サポートが必要な人にさまざまな介護サービスを提供していますが、業務の中には事務的な業務もたくさんあります。
その代表的な業務には、「利用者管理」や「介護報酬請求」などがあります。

介護ソフトとは、このような「利用者管理」や「介護報酬請求」などの事務的な業務を効率的にかつ、スムーズに行うものです。
「介護ソフト」というと、一般的に国民健康保険中央会(国保連)から出されている「介護伝送ソフト」と、民間企業が出している「介護ソフト」を思い浮かべる人が多いでしょう。

介護伝送ソフトや介護ソフトには、それぞれどのような特徴があるのでしょうか。

介護伝送ソフトと介護ソフトの特徴

国保連の介護伝送ソフトは請求データを入力して、国保連に伝送することができます。基本的には介護報酬請求するために利用することだけが目的です。

一方、介護ソフトは介護報酬請求に利用するほか、利用者情報など、一度入力したデータを他の帳票に反映させることができます
例えば介護サービス計画書(ケアプラン)や介護報酬請求書などを作成する場合、介護ソフトがないとデータを転記することが多くなります。
ソフトによって仕様は異なりますが、介護ソフトはそれらを自動的に反映させることができるので時間の節約ができ、さらに請求の伝送前には自動的にチェックできるため、ミスによる返戻を防ぐことができます。

また「アセスメント」や「介護サービス計画書」に入力したデータは、週の「計画書」や「提供票」にも反映させることができます。
介護記録から、日々使用した物品の数などのデータを請求書に反映させることもできます。

介護ソフトは個人帳票の管理から請求業務まで、介護事業所や介護施設の事務的な一連の業務を管理することができるのです。
どんな介護事業所や介護施設であっても介護ソフトを利用すれば、介護職員の業務負担の軽減に役立てることができます。

介護ソフトでできること 介護ソフトを使う理由

介護ソフトを利用すると、介護職員の負担軽減につながることはわかりましたが、具体的にはどんなことができるのでしょうか。
介護ソフトを使う理由についても考えてみたいと思います。

介護ソフトでできること

  • 利用者管理・利用者請求
  • 帳票作成
  • 勤怠管理
  • 介護報酬請求・国保連伝送
  • 連絡ツール
  • 医療データ取得

利用者管理・利用者請求

介護ソフトは、利用者の個人情報の管理を行うことができます。
例えば、変更された被保険者番号を一度入力するだけで、他の帳票にも自動的に反映してくれます。また、利用者の要介護認定の有効期限のチェックも自動的にしてくれます。
利用者への請求を行う際には、領収書や請求書の発行もスムーズに行うことができます。

帳票作成

介護ソフトは、帳票作成のための転記の必要がありません
予定・実績データを入力するだけで、国保連請求や利用者請求のための帳票を自動的に作成してくれます。
もちろん、国保連への請求に必要な帳票は、そのまま伝送することができ、利用者への領収書も同時に作成できます。

一度入力したデータを連動できるため、前月分の実績などを、次月に取り込むことができます。データ入力に時間をかけずに済み、効率が良くなります。
同じメーカーのソフトを使うなど条件を満たせば、他の事業所とデータを共有できる場合もあります。

また実績報告書の印刷を行う際に便利なのが、事業所別に印刷できる機能です。手動でいちいち振り分ける必要がありません。

勤怠管理

介護ソフトは帳票を作成するだけでなく、勤務表などシフトを作成することもできます
毎月のシフト表のほか、人員配置なども一目で確認できるので、人員不足の際もすぐに対応することができます。パソコンやタブレットで打刻をすることも可能です。

このような勤怠管理だけでなく、勤怠実績から給与計算を自動で行い、給与明細の出力が可能な介護ソフトもあります。
毎月必ず発生する給与計算の業務でも、ミスを防ぐことができ大変便利です

介護報酬請求・国保連伝送

請求対象者を一覧の画面で確認できますので、入力状況が一目でわかるようになっています。返戻の対象となる情報がある場合には、エラーとなるチェック機能がついているので、ミスを未然に防ぐことができます。
加算・減算に対しても、連携すれば自動算定が行われます。

連絡ツール

介護ソフトと連動したタブレット端末を用いてデータを入力すると、自動的に実績・請求・勤怠などの帳票に反映するようになっています。
音声入力に対応している介護ソフトもあります。

このほか、スマホをインカムトランシーバーのように活用したり、ネックスピーカーを装着したりして、連絡ツールとして使用できるものもあります。
これらは話した内容がテキスト化され、聞き漏らしてもテキストで確認できるようになっています。
どこに誰が居るのかを早急に知りたいときなどは、便利なツールです。

また、介護ソフトと連動したタブレット端末で、撮影した写真や動画を利用者の家族と共有できるサービスもあります。
現場のスタッフにも同時に共有できるため、スムーズに連携をとることができます。

医療データ取得

最近では、専用のバイタル機器を利用者に接続すると、血圧や心拍などのデータを自動的に記録できる介護ソフトがあります。
専用のベッドセンサーを設置することで、呼吸や心拍、睡眠などのデータを自動的に確認できるものもあります。

また、1年後の予測ケアプランをAIが作成してくれる介護ソフトも登場しています。
いまや介護ソフトは事務的な業務をサポートするだけではなく、医療データを計測し、それを自動的に集約する機能も持ち合わせています。

このように大変便利な介護ソフトですが、実際に介護事業所や介護施設で介護ソフトが使われている理由は何でしょうか。

介護ソフトを使う理由 LIFEにも対応!

介護事業所や介護施設で介護ソフトを使用する理由には、さまざまなことが考えられます。
上記のように介護ソフトを生かした業務効率化のほか、以下のような理由もあります。

  • 介護報酬改定やLIFEに対応している
  • セキュリティ面が安心
  • サポートが充実

介護報酬改定やLIFEに対応している

介護ソフトは、介護報酬改定で公表される加算や減算に対応しています。
また、介護サービスの質の向上を目指すために導入された「LIFE」に対応しているものもあります。
そのため加算・減算の自動算定や、LIFEの情報登録・出力などをスムーズに行うことができます。

セキュリティ面が安心

これまで一般的だった紙の書類はかさばるだけでなく、紛失や火事などの災害により消失してしまうことが考えられます。また改ざんの恐れもあります。
これに対し介護ソフトを使えば、誰がログインして操作したのかを特定できるため、データの悪用を未然に防ぐことができます。

介護ソフトの導入の方法には「パッケージ型」や「ASP・クラウド型」があり、事業所に合ったタイプを選ぶことができます。

パッケージ型

パッケージ型は自社のパソコンに直接インストールして介護ソフトを使用するため、自社内のセキュリティ管理がしっかりしていれば、情報漏洩のリスクが低くなります
一方で、災害などにより自社のパソコンに不具合が発生した場合、データが消失してしまう可能性があるため、しっかりバックアップを取っておくなどの対策が求められます。

メリット
  • インターネット回線がなくても利用できる
  • 自社内のパソコンで管理するため、セキュリティに優れている
  • 事業所ごとにソフトの仕様をカスタマイズしやすい
デメリット
  • 初期投資や保守費用が高額になることがある
  • 更新・システムメンテナンス・バックアップなどを各自で行う場合がある
ASP・クラウド型

ASP・クラウド型はデータ通信の暗号化・パスワード入力などを行い、さまざまなセキュリティ体制によってデータが保護されています。
データはソフト会社の万全のセキュリティ体制によって保管されていますが、社外でデータを管理することになるため、サイバー攻撃などにより情報漏えいのリスクがないとは言い切れません。
バックアップは随時行われ、基本的な対策は介護ソフト会社に任せられるので、自分たちが常時データの保護に気を配る必要はあまりありません。

メリット
  • パソコンの故障・盗難などがあっても、データ紛失や漏えいを防ぐことができる
  • バージョンアップやバックアップは介護ソフト会社が対応
  • 初期投資額を抑えることができる
デメリット
  • カスタマイズしにくい
  • 介護ソフト会社の倒産などによるサービス停止の恐れがある
  • データ情報が流出する可能性を否定できない

サポートが充実

国保連でも電話・FAX・メールなどの問い合わせ対応はしていますが、基本的に請求期間以外は土日祝日の対応をしていません。
介護ソフト会社では、電話・FAX・メールなどの他、リモートサポートや訪問サポートに対応している場合もあります。

介護ソフトによってできることは変わりますが、介護事業所や介護施設内で行う事務的な業務を効率的に行えるということは共通しています。介護ソフトには、それぞれに特徴がありますので、「利用者の求めるニーズによって介護ソフトを選択すると良い」と言うことができます。

介護ソフトでは、さまざまなことに対応していますので、介護ソフトでできることをもっとくわしく知りたい人は以下を参考にしてください。

介護ソフトでできることをもっと知りたい人はこちら>>

介護ソフトは数多くありますが、導入するなら気をつけておきたいポイントがいくつかありますのでご紹介します。

介護ソフトを選ぶときの注意点

「介護ソフトってたくさんあって、どれを選んでいいのかわからない…」という声をよく耳にします。
たしかに、数ある介護ソフトの中から一つを選ぶのは大変なことでしょう。
しかし介護ソフトにはそれぞれ特徴があるため、自分の求めるものが備わっている介護ソフトを厳選すれば、ある程度、候補を絞ることができます。
特に注目しておきたいポイントをご紹介します。

介護ソフトを選ぶポイント

  • 導入したい介護サービス事業
  • 費用
  • 使い方
  • サポート
  • セキュリティ

導入予定の介護サービス事業は何?

介護ソフトを導入するときには、まずは導入する介護サービス事業に着目しましょう。
「居宅介護」なのか、「訪問介護」なのか……介護サービス事業が変われば、必要な機能も変わるため、介護ソフトを選ぶ際の重要なポイントとなります。

介護ソフトの費用はどれくらい? どのように支払う?

介護ソフトの利用にかかる費用は、契約時の支払いで完了するとは限りません。
月額利用料金を設定していたり、法改正時のバージョンアップ料金やサポート料金がかかったりする介護ソフトもあります。

長い目で見て、初期費用を投資した方が結果的には得になるケースも見られます。費用が無理のない金額なのかをしっかりと検討しましょう。
また最低契約期間を設けているソフト会社の場合、途中解約すると違約金が発生することもあるため、注意が必要です。

介護ソフトの使い方 誰にでも使えるの? 操作性は?

介護ソフトは多くの介護職員が利用するため、誰にでも理解でき、操作の簡単なものが良いでしょう。
ただし、導入前に操作性の良さを判断するのは難しいかもしれません。
介護ソフト会社によっては「無料お試し制度」を設けていますので、実際に操作し、検討することもできます。
長く使用するものなので、導入前に試用できると安心です。

介護ソフトはメリットたくさん! 導入後のサポートは?

ソフトを利用する際にわからないこと、困ったことなどが出てきたとき、介護ソフト会社は、電話・FAX・メール・訪問・リモートなど、さまざまなサポート体制を整えています
サポート体制は介護ソフト会社によって異なるため、導入前に確認しましょう。
また「サポートセンターは繋がりやすいか」「サポートスタッフはていねいに説明してくれるか」などもポイントとなります。

介護ソフトのセキュリティ

膨大な個人データを取り扱うため、セキュリティを重視することは大切です。
パッケージ型であれば、個人データはすべて事業所管理となりますが、ASP・クラウド型の場合は、介護ソフト会社がデータセンターを利用して管理することになります。

データセンターにトラブルが起これば、管理しているデータにも影響が及びます。
データセンターの防災対策や停電時のバックアップ体制などは、事前に確認しましょう。
またインターネット上でやり取りされるデータの暗号化、第三者の盗聴や改ざんを防止できる「SSL暗号化通信」を採用するなど、セキュリティ対策を万全にしている介護ソフト会社を選ぶと良いでしょう。

介護の事務業務で効率的な対策をしたい人は やっぱり介護ソフト!

近年、介護の事務的業務は加算やLIFEの導入などもあり、日々膨らんでいます。
従来どおりのやり方で進めていては、「時間がかかってしまう」とお困りの人もいるでしょう。
そのようなお困りごとがある人は、介護ソフトを検討してみませんか?

もし、ご検討の場合は介護ソフトの新規導入や買い替えで失敗しないためにも、複数の介護ソフトを比較し、十分に検討することが大切です。

「介護ソフトナビ」では、介護ソフトに関するあらゆる情報を掲載しており、複数ある介護ソフトの中から、ご希望に合うものを検索・比較できます
条件に合う介護ソフトが見つかりましたら、電話やサイト内から一括資料請求できます。最適な介護ソフト探しにぜひご活用ください。

* 「ケアマネージャー」の表記について:厚労省や地方自治体による文書では「ケアマネジャー」が正式な表記とされていますが、当サイトでは、現在一般的に使用されていることから「ケアマネージャー」を使用しております。

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