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介護ソフトの選び方 お困りごと別 選ぶポイント!

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介護の仕事に携わる介護職員には、利用者に直接介護を行う仕事のほかに、帳票などを作成する事務的な仕事があります。

それらの帳票作成は、介護報酬の改定などがあると変更が生じてくるため、現場の介護職員はそのたび時間がかかってしまい負担となっています。

介護ソフトは、そんなお困りごとに応えてくれる強い味方ですが、この記事では介護現場で課題に直面した人が、どのように介護ソフトを選んでいるのかをご紹介します!

職場の負担を減らしたい経営者様、管理者様なら必見です。

目次

介護ソフトについてくわしく知りたい人はこちら>>

介護ソフトの選び方 はじめに考えることとは?

介護ソフトを選ぶときにはじめに考えたいのは、「いま一番困っていること」です。
いま一番何に困っているのか、介護現場の業務の中で負担となっていることなどを、リスト化してみましょう。

介護ソフト選びに迷っている人は、どんなお困りごとに直面して、介護ソフトを選んでいるのでしょうか。

介護の現場の課題について、見ていきたいと思います。

介護現場の課題・お困りごと

介護現場ではさまざまな課題に直面し、介護ソフトを導入する介護施設や介護事業所が増えています。
課題にはいろいろなものがあります。

  1. 新規事業参入
  2. 業務過多・人手不足
  3. 法改正
  4. 伝達ツール
  5. 事業拡大

介護現場の課題は、必ずしもひとつということはなく、複数にまたがる職場もあるでしょう。
お困りごと別にチェックしておきたいポイントを見ていきたいと思います。

1.新規事業参入で導入したい!

新規事業をきっかけに、介護ソフトを導入したい場合の介護ソフトの選び方について、ご紹介します。

介護ソフトのここをチェック!
  1. 介護サービス事業
  2. 使い方
  3. サポート

1.介護サービス事業

新規事業の参入で介護ソフトを導入する場合には、まずその介護ソフトで新規事業の帳票作成などが行えるかを確認する必要があります。

介護ソフト会社では、すべての介護サービス事業に対応できる介護ソフトを用意している場合もありますし、特定の介護サービス事業に絞って事業展開している場合もあります。

また介護ソフトの中には、勤怠管理や給与管理までしてくれるものがあります。
パソコンやタブレットで「出社」や「退社」のボタンをクリックすると、出退勤時間が打刻され、給与計算や給与振込まで一元管理できるのです。
スマホで打刻できるタイプの介護ソフトもありますので、ニーズに合わせて選ぶことができます。

2.使い方

介護ソフトお試し期間を利用し、スタッフ・施設全体で使いやすいソフトを選べます。実際に介護ソフトを使用するのは、職場のスタッフですので、介護ソフトを選ぶときはスタッフが使いやすい介護ソフトであることが大切です。

介護ソフトをどのように使用するかを確認しましょう。
介護ソフトには、パソコン・スマホ・タブレットなどのさまざまな入力方法があります。

介護ソフト会社によっては、実際に利用できる「試用期間」を設けている場合もありますので、実際にスタッフに使ってもらい、意見を聞いてから導入するのも良いでしょう。

訪問介護の場合は、スマホやタブレットに対応している介護ソフトが人気です。
データ入力のために事業所へ戻る必要がなくなるため、時間を有効に使うことができます。

3.サポート

介護ソフト会社の中には、介護施設や介護事業所から寄せられる、ソフトの使い方に関するお問い合わせや、質問等を受け付けている場合があります。
導入時や法改正時など、サポートがあると利用する側は便利です。

会社によって、訪問・電話・メール・遠隔サポートなど、サポート方法は異なりますので、確認しましょう。

2.業務過多を解消したい!

業務過多や人材不足などから、介護ソフトを導入したい場合の介護ソフトの選び方をご紹介します。

介護ソフトのここをチェック!
  1. 介護記録・請求業務
  2. シフト作成
  3. 医療データ連携

1.介護記録・請求業務

介護職員が仕事をする上で業務過多となっている理由には、介護業務のほかに、介護記録や連絡帳などの帳票作成を行っていることがあげられます。

介護ソフトを利用すれば、あらかじめ入力されている介護業務にチェックマークを入れるだけで介護記録として利用できたり、データを音声で入力したりすることも可能となります。

中には、音声で保存されたデータを文字に変換してくれる介護ソフトもあります。
パソコンへの入力作業が苦手なスタッフにとっては嬉しい機能です。

また訪問の介護職員が入力した介護記録をサーバーに保存することで、実績データを請求ソフトに連携させて、請求業務も同時に行うことができる介護ソフトがありますので、月末月初などに請求業務の仕事がたまることは少なくなります。
データ連携は転記が不要なので、転記によるミスもなくなりますし、手間も減らすことができます。

2.シフト作成

パソコン画面上で担当者名をドラッグ&ドロップするだけで、シフト管理が完了する介護ソフトもあります。
シフト変更になった場合、関係する介護職員のスマホなどにも通知が届くので、シフト管理者が別途連絡する必要がありません。

多くのスタッフが在籍している介護事業所では、介護職員の急な予定変更や担当者変更がたびたびあるものです。

シフト作成が充実した介護ソフトを選ぶと、シフト管理者は業務時間を短縮することができます。

3.医療データ連携

利用者・入居者のバイタル記録を介護記録や連絡帳に反映させることができます。

「離床」や「排泄」についても付属の機器を使用し、記録に反映させることが可能な介護ソフトがあります。
入居者からの声かけがなくても、介護職員は入居者を待たせることなく対応することができます。

これらの医療データは転記の必要がなくなりますので、必然的にミスも少なくなります。
業務効率化にも繋がるため、残業時間を削減することができ、働きやすい環境づくりに役立てることができます。

3.法改正に合わせたアップデートをしたい!

法改正をきっかけに、介護ソフトを導入したい場合の介護ソフトの選び方について、ご紹介します。

介護ソフトのここをチェック!
  1. LIFE対応
  2. IT導入補助金・ ICT導入支援金
  3. その他の変更

1.LIFE対応

介護ソフトには、LIFEに対応した介護ソフトがあります。
LIFEは、高齢者に対する介護の質の向上を目指した国の取り組みです。

取得しようとしている加算の種類によって、LIFEへの入力必須項目は異なります。いま、こうした入力にかかる工数を削減するため、介護ソフトを利用したいと考えている人が増えています。

介護施設や介護事業所で、LIFEに関するデータを入力する場合には、LIFEに対応している介護ソフトを選ぶことが必要です。

2.IT導入補助金・ ICT導入支援金

介護ソフトには、IT導入補助金や ICT導入支援金に対応した介護ソフトがあります。
国や自治体では、介護ソフトを利用しやすくするために、「IT導入補助金」や「 ICT導入支援金」と称し、介護ソフトを導入する介護施設や事業所に補助金や支援金を給付しています。

こちらもLIFE同様、 IT導入補助金やICT導入支援金に対応している介護ソフトを選ぶことが必要になります。

3.その他の変更

介護ソフト会社では、法改正などのさまざまな変更に対応しています。
介護業界では、3年に一度、介護報酬改定が行われ、介護報酬の区分に変更が生じたり、加算の算定の仕方が変更となったりしていますので、介護ソフトを利用していないとそれらの変更を自分たちの手で行わなければなりません。

改正の度に新しい算定方法を調べて介護報酬請求するのは、忙しい現場の負担に繋がってしまうため避けたいものです。

介護ソフトを導入していれば、こうした法改正による変更を介護ソフト会社に代行して貰えるので、現場スタッフの負担は軽くなります。

また介護療養型医療施設から介護医療院への移行など、仕組みづくりの変更にも迅速に対応して貰えます。
希望の介護サービス事業に対応している介護ソフトを選ぶだけなので、新たに導入したい場合でも迷うことはありません。

4.費用の増加・負担を解消したい!

介護ソフトにかかる費用の増加・負担を減らしたくて、介護ソフトを変更したい場合についてご紹介します。

介護ソフトのここをチェック!
  1. 導入方法
  2. 費用

1.導入方法

費用を基準として介護ソフトを選択する場合、導入方法に着目すると良いでしょう。
介護ソフトの導入方法には大きく分けると、CD-ROMなどからソフトをインストールして利用する「パッケージ型」と、インターネット接続で利用する「クラウド型」の2種類があります。

2.費用

種類 おもな支払い方
パッケージ型 初期払い
クラウド型 月額払い

パッケージ型の介護ソフトは、たいてい導入する際に一括払いで支払うので、負担額としては高額になることが多くなります。
反対にクラウド型の介護ソフトの場合は、毎月支払う分割払い形式が多いので、初回に支払う金額は低額に抑えられることが多いです。

介護ソフトは事業の立ち上げ後、継続して使い続けることが多いため、長い目で見た選び方をすることが必要です。

使い続けていくうちに、介護ソフトの費用が負担となってくるケースも考えられます。
たとえ初期費用が多くかかっても、長く使い続けていくことによって、結果的には月額払いより費用がかからなかったという場合もありますし、逆に最初の金額は低額に抑えることができたとしても、年単位で月額料金がアップしてゆき、費用がかかってしまったケースなども十分あり得ます。

介護ソフトを選ぶときは、数年後にどれだけの費用がかかるのかをはっきりと理解しておき、新しい介護ソフトの情報にも常にアンテナを張っておくことが必要になってくるでしょう。

5.伝達ツールが欲しい!

伝達ツールの必要性を感じ、介護ソフトを導入したい場合の介護ソフトの選び方について、ご紹介します。

介護ソフトのここをチェック!
  1. スマホ・インカム

1.スマホ・インカム

介護ソフトに連携した伝達ツールには、さまざまな物があります。
例えばスマホを利用し、出退勤時間や訪問先の情報を、事業所にいるスタッフと共有することができます。

またハンズフリーのインカムなどを使って話せば、離れた場所にいるスタッフが、いまどこで何をしているか、リアルタイムで知ることができます。

また最近は、バイタルを読み上げるだけで介護ソフトに記録される介護ソフトもありますので、データを打ち込む際のミスを減らすことができます。

6.事業拡大で導入したい!

事業拡大により、介護ソフトを導入したい場合の介護ソフトの選び方について、ご紹介します。

介護ソフトのここをチェック!
  1. 介護サービス事業の内容

1.介護サービス事業の内容

介護ソフトは会社によって、サポートしている介護サービス事業が異なります。
そのため、事業拡大に合わせて介護ソフトを選ぶときは、介護サービス事業の内容が合致しているかどうか確認する必要があります。

例えば、これまでは通所介護のサービスを行っていた事業所が、あらたに障害福祉サービスの事業を展開する場合、介護サービス事業と障害福祉サービスの両方に対応しているソフト会社を選んだ方が、よりスムーズなサポートを受けることができます。

また診療報酬請求を行っているクリニックが、さらに訪問看護を導入し、介護保険請求が必要となった場合にも、介護・看護両方の請求に対応している介護ソフトを選んだほうが、一貫した管理を行いやすくなります。

今後新たな事業展開を予定している場合は、オプションとして別のサービスを追加できるかどうか、チェックしておいた方が無難でしょう。

使いやすい介護ソフトを選ぶために

目的にあった介護ソフトを探すとき、複数の介護ソフトが該当することもあります。
複数の介護ソフトの中から、最善のひとつを選ぶためには、どういった着眼点で選択したら良いでしょうか。
いくつかのポイントをご紹介します。

  1. 連携
  2. セキュリティ

1.連携

介護ソフトの中には、他事業所と情報を共有できる介護ソフトがあります。
介護業界にはさまざまな介護サービス事業があり、例えば居宅介護支援事業所などでは、業務上、他事業所との連携が多くあります。
その中で、他事業所とデータ連携のできる介護ソフトを利用すると、入力したデータを共有できるので、ペーパーレスや時間短縮の効果が期待できます。

また、訪問や郵送の必要がなくなるので、効率的に業務を進めることができます。

2.セキュリティ

介護ソフトを選ぶとき、セキュリティ面を重視することは大切なことです。
介護施設や介護事業所では、まず間違いなく利用者の個人情報を扱うことになり、さらに場合によっては社外にデータを持ち出すこともあります。

介護ソフトには、不正アクセス時にアプリが自動でブロックする機能や、紛失時には通信を利用停止にできる機能があります。
データはスマホに残さず、データセンターに保存するタイプの介護ソフトもありますので、どのようにデータを保護するか選択することができます。

現場にあった介護ソフトを選ぼう!

介護ソフトを導入すると、一般的には以下のようなメリットがあると言われています。

  1. 時間削減
  2. コスト削減
  3. 品質向上

1.時間削減

介護ソフトにはさまざまな機能があり、介護現場で働くスタッフの業務をサポートしてくれます。
そのため介護ソフトを導入すると、手間となっていた業務が効率化され、時間の短縮や削減になります。

いままで忙しかった月初や月末に残業をしなくて済むようになり、プライベートの充実にもつながります

2.コスト削減

介護ソフトを導入すると、ペーパーレス化が進みます。
そのため紙の費用を削減することができ、郵送費の削減にもつながります。

3.品質向上

介護ソフトを導入し、残業が少なくなり、時間に余裕ができると、スタッフにも自信や余裕が生まれます。
スタッフのこころの余裕は、利用者や入居者にも影響し、介護の質を高めることにもつながります。

これまでご紹介してきたように、介護ソフトは機能が充実した、介護現場の心強い味方です。
現場にとって最適な介護ソフトを選択すると、「結果的には業績に大きな効果をもたらす」ということもあります。
介護ソフトは日々進化しており、介護ソフトには、できることがたくさんあります。

介護ソフトについてくわしく知りたい人はこちら>>

新しく介護ソフトの導入を考えている人はもちろん、いま使っている介護ソフトには、十分な機能が付いているでしょうか。
「現場スタッフの業務が行き詰っている」「残業が多い」「ミスが多い」などの悩みがある場合は、新たに介護ソフトの導入を考えてみるのも良いでしょう。

介護ソフトにはたくさんの種類があるので、もし選択に迷ったら「介護ソフトナビ」で資料請求をしてみると、それぞれの特徴を確認することができます。
介護ソフトナビでは、さまざまな介護ソフトの資料を一度に無料で請求することができます。

たくさんある介護ソフトの中から選ぶには、まずは比較から!
お気軽に請求してみてくださいね。

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